«Η πολλή πληροφόρηση ισοδυναμεί με καθόλου πληροφόρηση». Είναι μια από τις κλασικές αρχές της πολιτικής επικοινωνίας, όπως τη διατύπωσε ο Ουμπέρτο Έκο. Φαίνεται πως η υπερβολική δόση εκτός από την πληροφόρηση σκοτώνει και την σκέψη. Οι υπερβολικές σε συχνότητα και διάρκεια επαγγελματικές συσκέψεις μεταξύ συναδέλφων μειώνουν την παραγωγικότητα των εργαζομένων και την ικανότητα να συγκεντρώνονται και να εστιάζουν σε ένα στόχο.

Η μεγάλη έρευνα που διεξήγαγε μεταξύ 10.000 εργαζομένων σε έξι χώρες (Ηνωμένες Πολιτείες, Αυστραλία, Γαλλία, Βρετανία, Γερμανία και Ιαπωνία) η πλατφόρμα συνεργασιών και επικοινωνίας Slack διαπίστωσε ότι η κατάχρηση των συσκέψεων και των συνεννοήσεων μεταξύ συναδέλφων (ομοιόβαθμων ή/και προϊσταμένων και διευθυντών) εξουθενώνει απαξάπαντες τους συμμετέχοντες και ρίχνει κάθετα την απόδοσή τους στη δουλειά, όταν δηλαδή θα κληθούν να εφαρμόσουν τα συμπεφωνημένα στη σύσκεψη.

Όχι πως δεν χρειάζονται οι συσκέψεις. Αλλά… «μέτρον άριστον». Διότι «ουκ εν τω πολλώ το ευ, αλλ’ εν τω ευ το πολύ». Εν προκειμένω η μελέτη έδειξε ότι περισσότεροι από ένας στους τέσσερις υπαλλήλους γραφείου (μιλάμε για τις έξι χώρες που καλύπτει η έρευνα) ήτοι το 27% των ερωτηθέντων για την ακρίβεια, πιστεύει ότι ξοδεύει «πάρα πολύ χρόνο σε συσκέψεις».

Το ποσοστό αυτό ανεβαίνει στο 55% για τα στελέχη, που αισθάνονται ότι χάνουν ακόμη περισσότερο χρόνο, καθώς συμμετέχουν σε meetings επί καθημερινής βάσεως και συνήθως περισσότερες από μία φορά την ημέρα. Σύμφωνα με τη μελέτη, το μέγιστο όριο ανοχής των εργαζομένων για συναντήσεις με συναδέλφους για «συνεννόηση και χάραξη γραμμής επιχειρηματικής πλεύσης» είναι δύο ώρες την ημέρα.

Μετά την παρέλευση του διώρου οι εργαζόμενοι αισθάνονται ότι σπαταλούν τον χρόνο τους. Πόσω μάλλον όταν η αξία αυτών των διαδοχικών αυτών συναντήσεων μοιάζει εξαιρετικά αμφισβητήσιμη. Διότι παρά τις πολυάριθμες «συνοπτικές πληροφορίες που ανταλλάσσονται και τις ιδέες που διατυπώνονται», ένας στους πέντε εργαζόμενους εξακολουθεί να έχει την αίσθηση ότι δεν έχει αρκετό χρόνο για να επικοινωνήσει με τους συναδέλφους του.

Όταν τα meetings ξεπερνούν κάθε όριο

«Οι άνθρωποι που αναφέρουν ότι ξοδεύουν πολύ χρόνο σε meetings έχουν διπλάσιες πιθανότητες να παραπονούνται ταυτόχρονα ότι δεν έχουν αρκετό χρόνο για να συγκεντρωθούν στη δουλειά τους», υπογραμμίζεται στη μελέτη, στην οποία επίσης διαπιστώνεται ότι η πρόσφατη παγκόσμια υγειονομική κρίση εκτόξευσε τη συχνότητα των τηλεδιασκέψεων.

«Πολλές ώρες κουβέντας την ημέρα – αυτοπροσώπως γύρω από ένα τραπέζι ή και εξ αποστάσεως με τηλεδιάσκεψη – μπορεί μερικές φορές να αναγκάσουν τους υπαλλήλους να παρατείνουν το ωράριο απασχόλησής τους», σημειώνεται στην έρευνα. Το φαινόμενο δεν είναι σπάνιο, αφού δύο στους πέντε εργαζόμενους παραδέχονται ότι εξαιτίας των χρονοβόρων συσκέψεων «γράφουν» άτυπες υπερωρίες (δίχως να πληρώνονται) τουλάχιστον μία φορά την εβδομάδα.

25.000 δολάρια ετησίως η ζημιά ανά εργαζόμενο

«H έρευνα της Slack δεν είναι η πρώτη που τεκμηριώνει τις αρμητικές επιπτώσεις των επαναλαμβανόμενων και μακροσκελών επαγγελματικών συσκέψεων στην αποτελεσματικότητα και την ευημερία των εργαζομένων», μεταδίδει το Γαλλικό Πρακτορείο Ειδήσεων (AFP). Πέρυσι, ο αμερικανός ακαδημαϊκός Στίβεν Ρόγκελμπεργκ είχε ασχοληθεί με το θέμα ρωτώντας περισσότερους από 600 υπαλλήλους αμερικανικών επιχειρήσεων σχετικά με τον χρόνο που περνούσαν σε meetings.

Τα συμπεράσματα του Ρόγκελμπεργκ ήταν εντυπωσιακά: κατά μέσο όρο, οι εργαζόμενοι που συμμετείχαν στην έρευνα αφιέρωναν περισσότερες από 18 ώρες την εβδομάδα σε συσκέψεις και σε ποσοστό 30% των περιπτώσεων με μεγάλη… απροθυμία. Ο αμερικανός ερευνητής υπολόγισε ότι η «σπατάλη χρόνου χρόνου και χρημάτων για μια επιχείρηση που κάνει κατάχρηση των συσκέψεων ισοδυναμεί με ζημιά που φθάνει τα 25.000 δολάρια ετησίως ανά εργαζόμενο.

Η άλλη πλευρά του νομίσματος

Υπάρχουν βέβαια και οι εξαιρέσεις. Υπάρχουν κι αυτοί που δεν απεχθάνονται τις συσκέψεις, αλλά αντιθέτως επιζητούν τη συμμετοχή τους σ’ αυτές. Το ποσοστό τους δεν ξεπερνά το 10%. Βρίσκονται ως επί το πλείστον στα χαμηλά στην ιεραρχία της επιχείρησης, εργάζονται για λιγότερο από ένα έτος σ’ αυτή και δεν υπερβαίνουν τα 30 έτη σε ηλικία.

Για τους νέους στην ηλικία και τους νεοεισερεχόμενους σε μια επιχείρηση, η συχνότερη συμμετοχή σε διασκέψεις αυξάνει την «αίσθηση του ανήκειν» στην εταιρεία. Επικοινωνώντας συχνότερα με τους συναδέλφους και συζητώντας για τα θέματα της δουλειάς ενσωματώνονται γρηγορότερα και ενστερνίζονται γρηγορότερα τα προβλήματα της επιχείρησης.