Στη νέα ψηφιακή εποχή ελέγχων και δημιουργίας αποθετηρίου πληροφοριών σχετικά με τα Τεχνικά Έργα και τους πόρους που δαπανώνται προς διάφορες κατευθύνσεις επιχειρεί να «περάσει» το υπουργείο Υποδομών & Μεταφορών, σε μια περίοδο που προωθεί projects σχεδόν 15 δισ. ευρώ ενώ γενικότερα η κεντρική κυβέρνηση επιθυμεί να φέρει την ψηφιοποίηση και τη χρήση τεχνολογίας στην καθημερινότητα.
Άλλωστε, για παράδειγμα, το υπουργείο προωθεί και αρκετά ακόμα έργα εκσυγχρονισμού – ψηφιοποίησης – τεχνολογικής αναβάθμισης, από τις «Έξυπνες Γέφυρες» (με το ΤΕΕ να «τρέχει» τη διαδικασία) έως το πρόγραμμα «e apallotriosis» κ.α.
Προς την κατεύθυνση αυτή, το υπουργείο Υποδομών & Μεταφορών προωθεί διαγωνισμό για το έργο «Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης Τεχνικών Έργων και Πόρων (ΟΠΣΔΤΕΠ) του Υπουργείου Υποδομών και Μεταφορών», συνολικού ύψους 17,7 εκατ. ευρώ (με προαιρέσεις περίπου 5,9 εκατ. επί της βασική σύμβασης και της συντήρησης, συν τον ΦΠΑ).
Φορέας χρηματοδότησης της παρούσας σύμβασης είναι το Υπουργείο Υποδομών και Μεταφορών. Το έργο υλοποιείται στο πλαίσιο του Εθνικού Σχεδίου Ανάκαμψης και Ανθεκτικότητας «Ελλάδα 2.0». Η διάρκεια της σύμβασης ορίζεται σε 27 μήνες από την υπογραφή της. Η καταληκτική ημερομηνία παραλαβής των προσφορών είναι η 06η/06/2023.
H στόχευση του εν λόγω έργου είναι η εισαγωγή ενός προηγμένου συστήματος που θα παρέχει τα απαραίτητα εργαλεία στο Υπουργείο Υποδομών και Μεταφορών για την παρακολούθηση του χαρτοφυλακίου όλων των τεχνικών έργων και των πόρων αυτών. Το σύστημα θα παρέχει σε όλα τα επίπεδα της διακυβέρνησης των έργων ακριβή και προσαρμοσμένη πληροφόρηση σε πραγματικό χρόνο σχετικά με τα παραδοτέα, το κόστος και το χρονοδιάγραμμα καθ’ όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής των εκτελούμενων εργασιών.
Οι παθογένειες της δημόσιας διοίκησης
Για να γίνει κατανοητή η υφιστάμενη κατάσταση και η ανάγκη ψηφιακής αναβάθμισης, στην παρούσα φάση καταγράφονται παθογένειες και προβλήματα όπως:
- Χειροκίνητη αρχειοθέτηση, διαχείριση και ανάκτηση φυσικών φακέλων τεχνικών έργων και πόρων
- Καθυστερήσεις στη συλλογή πληροφοριών, εύρεση και ανάκτηση εγγράφων από πολλαπλά διάσπαρτα σημεία
- Αδυναμία κεντρικής διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων και παρακολούθησης τεχνικών έργων
- Ασαφής εικόνα για το πλήθος, την κατάσταση και την πρόοδο των έργων
- Έλλειψη των απαραίτητων εργαλείων λήψης αποφάσεων στις κρίσιμες λειτουργίες του κύκλου ζωής των έργων
- Ελλιπής πληροφόρηση για την πορεία των επιμέρους εργασιών και των σχετικών προθεσμιών
- Χρονοβόρες, αναποτελεσματικές και αδιαφανείς διαδικασίες διαχείρισης και τεκμηρίωσης
- Κίνδυνος απώλειας κρίσιμων πληροφοριών και σχετικής τεκμηρίωσης
- Κίνδυνος ανθρώπινων λαθών και μη-τήρησης των ενδεδειγμένων κανονισμών και της σχετικής νομοθεσίας
- Έλλειψη διαφάνειας, διαμοιρασμού πληροφοριών και δυσκολία συνεργασίας μεταξύ των διαφορετικών επιπέδων της διοίκησης
- Αδυναμία παρέμβασης της ανώτερης διοίκησης για την αξιοποίηση ευκαιριών για βελτίωση της αποδοτικότητας των διαθέσιμων πόρων
- Αδυναμία αξιοποίησης σύγχρονων τεχνολογιών 3D/4D/5D διαχείρισης τεχνικών έργων.
Από το υπουργείο εκτιμάται ότι η υλοποίηση του εν λόγω έργου αναμένεται να αυξήσει την αποδοτικότητα τις διαχείρισης τεχνικών έργων, διευκολύνοντας τη ροή πληροφοριών μεταξύ των διαφορετικών επιπέδων διακυβέρνησης, καταργώντας σταδιακά τις παραδοσιακές έγχαρτες διαδικασίες διαχείρισης και τεκμηρίωσης τεχνικών έργων με σύγχρονες ψηφιακές.
Αντικείμενο της Σύμβασης
Αντικείμενο της σύμβασης αποτελεί η εφαρμογή ενός σύγχρονου συστήματος Διαχείρισης Τεχνικών Έργων και Πόρων, το οποίο θα παράσχει στο Υπουργείο Υποδομών και Μεταφορών τα απαραίτητα ψηφιακά εργαλεία διαχείρισης εγγράφων και πληροφοριών, και συνεργασίας προσωπικού (collaboration tools) για την αποτελεσματική διαχείριση του χαρτοφυλακίου τεχνικών έργων και πόρων και αξιοποίηση των περιουσιακών του στοιχείων.
Το εν λόγω σύστημα θα αποτελέσει τον κύριο κόμβο πληροφόρησης και συνεργασίας για όλα τα εμπλεκόμενα μέρη, μέσω ειδικών λειτουργιών, προσαρμοσμένων στα στάδια της μελέτης, δημοπράτησης, ανάθεσης, εκτέλεσης και παραλαβής των έργων του Υπουργείου με ασφαλή, ελεγχόμενο και τεκμηριωμένο τρόπο.
Συγκεκριμένα, το εν λόγω σύστημα θα επιτρέπει στο επιστημονικό και διοικητικό προσωπικό του υπουργείου:
- Να αυτοματοποιήσει την πλήρη τεκμηρίωση του κύκλου ζωής του έργου να επιταχύνει την διεκπεραίωση επιχειρησιακών διαδικασιών και να μειώσει σημαντικά το κόστος διαχείρισης κατασκευαστικών έργων και υποδομών.
- Να οργανώσει τον τεράστιο όγκο σχεδίων, πιστοποιήσεων, αδειοδοτήσεων, συμβάσεων , οικονομικών και τεχνικών εγγράφων τεκμηρίωσης του κάθε έργου, σε ένα κεντρικό και ασφαλές περιβάλλον για εύκολη πρόσβαση από τον υπολογιστή, το tablet ή το κινητό.
- Να εφαρμόσει αυστηρές πολιτικές ελέγχου και έγκρισης παραδοτέων καθώς και διαχείρισης κινδύνου και να αποκτήσει πλήρη έλεγχο και εποπτεία στην πρόοδο των καθηκόντων ανά διεύθυνση, έργο ή χρήστη.
- Να αυτοματοποιήσει την επικοινωνία με εργολάβους προμηθευτές, μηχανικούς και συμβούλους μέσω ειδικής Διαδικτυακής Πύλης.
Το Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης Τεχνικών Έργων και Πόρων (ΟΠΣΔΤΕΠ) του Υπουργείου Υποδομών και Μεταφορών θα περιλαμβάνει ενσωματωμένα υποσυστήματα, όπως, μεταξύ άλλων: Στρατηγικού Σχεδιασμού Έργων (Strategic Planning), Υποσύστημα Διαχείρισης Διαγωνισμών (Tender & Bid Management), Διαχείρισης Συμβάσεων & Διαχείριση Αλλαγών (Contract & Change Management), Πρόσβασης Εργολάβων, Μελετητών και Συμβούλων (Contractor, Designer, Consultant Portal), Διαχείρισης Περιουσιακών Στοιχείων (Asset Management), Διαχείρισης Κινδύνων (Risk Management), Διαχείρισης Εγγράφων, Διαχείρισης Κόστους (Budgeting & Forecasting), Διαχείρισης Χρονοδιαγράμματος (Schedule Management), Επιχειρηματικής Ευφυίας & Στατιστικής Ανάλυσης (Business Intelligence & Analytics), Διαχείρισης Γεωχωρικών Δεδομένων (GIS), Διαχείρισης Μοντέλων BIM (BIM Viewer), Διαλειτουργικότητας& Προγραμματιστικών διεπαφών (API) κ.α.
Αναμενόμενα οφέλη
Σε αντίθεση με την υφιστάμενη κατάσταση, η νέα εφαρμογή θα προσφέρει προστιθέμενη στην λειτουργία του Υπουργείου, με την επίτευξη των παρακάτω αποτελεσμάτων:
- Δημιουργία ενιαίας πηγή αλήθειας (single source of truth) για την πρόοδο, την κατάσταση και τις σχετικές πληροφορίες του χαρτοφυλακίου του Υπουργείου σε πραγματικό χρόνο με αξιοποίηση διαδραστικών αναφορών.
- Πλήρης ψηφιακός μετασχηματισμός της διαχείρισης του χαρτοφυλακίου και της διακίνησης απαραίτητων πληροφοριών χωρίς έγχαρτα μέσα (paperless office).
- Ψηφιακές και αυτοματοποιημένες επιχειρησιακές ροές εργασίας πλήρως εναρμονισμένες με τις πολιτικές καθώς και τις συμβατικές υποχρεώσεις του Υπουργείου.
- Ασφαλή και διαβαθμισμένη πρόσβαση σε έγγραφα και πληροφορίες με πλήρεις διαδρομές ελέγχου (audittrails).
- Λεπτομερής ανάλυση ποσοτικών και ποιοτικών στοιχείων των έργων, παρακολούθηση εκτέλεσης του στρατηγικού σχεδιασμού με χρήση κρίσιμων δεικτών επίδοσης (KPIs).
- Σημαντική μείωση λειτουργικού κόστους (χρόνος, υλικά και μέσα αποθήκευσης) από την κατάργηση της φυσικής αρχειοθέτησης εγγράφων.
- Αξιοποίηση ιστορικών δεδομένων, στατιστική ανάλυση μεγάλων δεδομένων (BigData) για την παρακολούθηση τάσεων και λήψη συμπερασμάτων.
- Ξεκάθαρη κατανομή αρμοδιοτήτων και παρακολούθηση κρίσιμων οροσήμων.
- Διασφάλιση κανονιστικής συμμόρφωσης με ψηφιοποιημένες διαδικασίες ελέγχου και αξιολόγησης τεχνικών και διοικητικών εγγράφων πληροφοριών.
- Ολοκλήρωση με τρίτα συστήματα για αυτοματοποιημένη ανταλλαγή πληροφοριών.
- Αξιοποίηση του εν λόγω έργου ως υποδομή για την υλοποίηση μελλοντικών έργων και αξιοποίηση νέων τεχνολογιών διαχείρισης υποδομών.